上海市科普基金会档案管理制度

 一、总则

1.为加强基金会档案管理，有效地保护和利用档案，维护基金会合法权益，特制定本办法。

2.本规定所称的档案是指基金会过去和现在从事业务、管理、宣传等活动中所形成的对基金会有保存价值的各种文字 、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3.基金会指定专人负责档案管理工作。指定专人负责接收、收集、整理、立卷、保管。

4.秘书处应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和使用方便。

6.借阅：需要借阅基金会档案的，一般按规定办理相关手续后在本会阅档；如遇因工作需要确须外带档案的特殊情况，需秘书长批准同意后，办理好档案外借手续，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

7.应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案、文件、报表、业务记录等必须备份。

8.销毁有关档案资料须报秘书长审核，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

9.档案管理监督责任部门为基金会秘书处，第一责任人为指定的档案管理员；第二责任人为秘书长。

10.公文承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交代清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1.凡本基金会印发的公文正件与附件、请示、批复、转发文件(含原件)等应归档的档案资料，一律由经办人员统一收集汇总后交档案管理员，并建立备查簿进行登记。

2.基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后，及时将会议的主要文件资料向档案管理员办理归档手续。

3.本基金会召开会议，由指定专人将会议材料、声像档案等向档案管理员办理归档手续。

三、归档管理

1.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

2.相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料及信函等。

3.本基金会对外发文及有关单位来往的文件。

4.本基金会的各种工作计划、总结、预决算、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报、会计档案等。

5.本基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

6.本基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

7.本基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

8.本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、会计档案管理

1.会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料。会计档案管理应严格按照《非营利组织会计制度》执行。

2.每年形式的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

3.当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务主管人员保管一年，期满之后，应当由财务主管人员编制移交清册，移交办公室档案管理部门保管。

4.移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆款重新整理的，档案管理部门应当会同财务和经办人员共拆封整理。

5.由于会计人员的变动会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

本制度于2005年3月25日一届二次理事会通过，2011年2月24日二届一次理事会、2016年3月30日三届一次理事会确认、2021年11月14日四届三次理事会修订通过。